הקדמה
1. לפני כל שליחה יש ללחוץ על "הצג ותקן קבוצות לימוד" ולסמן את האפשרות של "קבוצות שגויות בלבד"
2. ללחוץ על "ייצוא קבוצות למשרד החינוך" ועל "ייצוא משתתפי קבוצות למשרד החינוך"
3. מעקב אחרי הקבצים שנשלחו ובדיקת הקבצים שהתקבלו ממשרד החינוך.
הקדמה
החל מתאריך 1.7.18 עבר ניהול קבוצות הלימוד ממנב"ס משרד החינוך אל תוכנת משו"ב. הפרק הנוכחי רלוונטי רק לבתי הספר של משרד החינוך, המשתמשים במנב"ס משרד החינוך (לא רלוונטי לבתי הספר שמשתמשים במנב"ס עמל או משרד העבודה). בשל החשיבות הגבוהה והמורכבות של התהליך החדש, מציג פרק זה הסבר נרחב ולא רק הנחיות ספציפיות למסך ייצוא קבוצות הלימוד.
בתי הספר שמשתמשים במשו"ב בונים את קבוצות הלימוד שלהם באחד משתי הדרכים הבאות:
1. בתי ספר שמשתמשים בתוכנת מערכת שעות "שחף" נהנים מיכולת הסינכרון בין שחף ומשוב באופן הבא: לאחר שרכז מערכת השעות יצר בשחף את גיליון התיכנון שכולל את רשימת קבוצות הלימוד של בית הספר > נכנס בעל הרשאת שיבוץ תלמידים לקבוצה (למשל מזכיר/ת מנבס) אל הגיליון בשחף ומבצע/ת שיוך תלמידים לקבוצות הקיימות > ומייצא את הקבוצות מהשחף אל המשוב. כך, מתקבלת במשוב בבת אחת לכל מורה מערכת שעות שכוללת את כל קבוצות הלימוד שלו, ובכל קבוצה משובצים כבר התלמידים.
2. בתי ספר שלא משתמשים בתוכנת מערכת שעות "שחף", או שמסיבות כלשהן אינם מעוניינים בסינכרון המתואר בסעיף 1 > יוצרים את קבוצות הלימוד בתוך המשוב במסך שיבוץ ועריכת קבוצות.
מרגע שיש במשוב קבוצות לימוד (בין אם נוצרו במשוב ובין אם הגיעו למשוב ממערכת שעות שחף) >יש להכנס למסך ייצוא קבוצות לימוד ולבצע את כל הפעולות הדרושות על מנת לייצא את הקבוצות למשרד החינוך, לתוכנה חדשה שנקראת נמ"מ (= ניהול מרוכז ממוסדות). אנא קיראו את ההסבר על הנמ"מ כפי שמופיע בפורטל בתי הספר של משרד החינוך, כדי להבין את המשמעות והחשיבות העליונה בייצוא שגרתי ועדכני של הקבוצות שלכם אל הנמ"מ באופן שוטף בכל פעם שנערך בהן שינוי (הוספה או גריעה של תלמיד) והקפדה על תיקוני שגויים.
מה קורה בעקבות השליחה לממ"מ
כדי להמחיש את חשיבות הייצוא השגרתי לנמ"מ ניתן שתי דוגמאות:
1. הקבוצות מהנמ"מ עוברות אל המנב"סנט לצורך ביצוע שיוך והזמנת שאלוני בגרות כבר ממועד חורף 2019. קבוצת לימוד שלא ביצעתם לה ייצוא עדכני לנמ"מ > לא תופיע במנב"סנט כשתיכנסו לשייך לה שאלון בגרות > ולא תוכלו לדווח לתלמידים ציוני הגשה לבגרות. קחו בחשבון שתהליכי הייצוא והקליטה של הנתונים במשרד יכולים לקחת כמה שעות.
2. כל הספקים המשתמשים בקבוצות לימוד לעבודתם אתכם (ספקי תוכן וספרים דיגיטליים, תוכנות ניהול כספים וכד') שעד 1.7.18 קיבלו את נתוני הקבוצות ישירות מהמנב"ס, יכולים כרגע לקבלם רק מהנמ"מ, ולכן תלמיד ששובץ בקבוצת לימוד ולא שלחתם עדכון לנמ"מ, לא יוצג בתוכנות של הספקים, ולצורך המחשת הדוגמה: למורה שמלמד באותה קבוצה ומנהל שיעור בתוכנה של ספק תוכן מסוים, אותו התלמיד לא יוכל להתחבר לתוכנה בגלל שלא העבירו לנמ"מ את השיבוץ שלו בקבוצה.
שלבי עבודה בשליחה לנמ"מ
כעת נתאר את תהליך ייצוא הקבוצות מהמשו"ב אל הנמ"מ, תהליך המתבצע כולו בפאנל ניהול > ייבוא ייצוא > ייצוא קבוצות לימוד, המתבצע כולו במסך שלהלן:
במסך המוצג למעלה שלושה חלקים:
בחלק העליון כפתורי הייצוא הכחולים - ייצוא קבוצות הלימוד (שם הקבוצה והפרמטרים המגדירים אותה כגון רמה ומקצוע משרד חינוך), וייצוא המשתתפים כלומר המורה והתלמידים.
בחלק האמצעי כפתור כחול - הצג ותקן קבוצות לימוד - לחיצה עליו תציג את הקבוצות עם כל הפרמטרים ותאפשר תיקון שגויים
בחלק התחתון מוצגים מספר הסברים (חשוב לקרוא) וכן מצד ימין רשימת הקבצים ששלחתם ומצד שמאל המידע על הקבצים שהתקבלו.
שלבי העבודה במסך זה הינם:
1. לפני כל שליחה יש ללחוץ על "הצג ותקן קבוצות לימוד" ולסמן את האפשרות של "קבוצות שגויות בלבד"
וזאת כדי להבטיח קליטה של קבוצות רבות יותר, ללא שגויים. חשוב לציין שבין אם יצרתם את הקבוצות בשחף ובין אם יצרתם אותם במשו"ב - תיקון השגויים ועדכון כל הפרטים ייעשה רק במסך הזה. נדגיש עוד כי השדות שמוצגים במסך זה (למשל רמה ומקצוע משרד חינוך) לא עוברים משחף למשו"ב ובכל מקרה יש לעדכן אותם במסך זה בלבד.
לאחר שלוחצים על הכפתור הכחול "הצג ותקן קבוצות לימוד" ומסמנים V על קבוצות שגויות בלבד ייפתח המסך הבא ובו רשימת הקבוצות עם השגויים, כאשר רק משבצות המודגשות באדום הן שגויים קריטיים שהכרחי לתקן אותן כתנאי לקליטתן בנמ"מ. חשוב גם לציין כי בכל ייצוא ייקלטו כל אלו שאין בהם שגויים, ואם כרגע חסר לכם מידע על כמה קבוצות שגויות, תקנו בינתיים את כל האחרות ובצעו ייצוא כדי לצמצם את מספר השגויים ברגע נתון.
טיפ חשוב מאוד: לפני שאתם מתחילים לתקן כל שדה בנפרד הכנו עבורכם בכפתורים בצבע תכלת פונקציה של "תיקון אוטומטי" שחוסכת הרבה עבודה. אנא התחילו תמיד בלחיצה על כל אחד מהם:
א. תיקון אוטומטי שלב חינוך - במקרים שקבוצת הלימוד כתובה בצורה נכונה יזהה המשוב את הכיתות הכתובות בה ויגדיר את שלב החינוך. לדוגמה אם מזהה את כיתה י' יגדיר שלב "חטיבה עליונה". יש מקרים בהם האופן בו הגדרתם את שם הקבוצה לא מאפשר לתיקון האוטומטי לזהות ותצטרכו לעדכן ידנית כל קבוצה בנפרד.
ב. תיקון אוטומטי מקצוע משרד החינוך - במקרים שהמקצוע שלכם רשום באופן דומה/זהה למקצוע משרד החינוך, תשלים הפונקציה את התיקון. לדוגמה למקצוע "אנגלית" תשייך אוטומטית את מקצוע משרד החינוך "אנגלית". אבל למקצוע "חשבון" לא תזהה הפונקציה שיוך למקצוע "מתמטיקה" כי השם שונה מאוד.
ג. תיקון אוטומטי רמת לימוד - בחלק מהמקרים תזהה הפונקציה את רמת הלימוד ותבצע תיקון אוטומטי
לא לשכוח ללחוץ בכל שלב על הכפתור הירוק - שמור. מומלץ ללחוץ עליו מידי פעם תוך כדי עבודה, אם מתקנים בבת אחת הרבה שגויים ולא לדחות את השמירה לסיום.
לאחר שביצעתם תיקון אוטומטי, לרשותכם פונקציות נוספות לעזרה וייעול התהליך:
תיקון שגויים בטור מקצוע משרד החינוך: יש לבחור את המקצוע הכי מתאים מתוך הרשימה ולשייכו. אם קיימות עוד קבוצות לימוד שלומדות את אותו המקצוע תופיע הודעה "האם לקבוע לכל קבוצות הלימוד בXX את מקצוע משרד החינוך YY" למקצוע שבחרנו מהרשימה. לחיצה על "כן" תתקן בבת אחת את כל השורות בהן מופיע אותו המקצוע ותחסוך לכם עבודה. בסיום ללחוץ על שמור. חשוב לציין שבבתי ספר רבים יש מקצועות ייחודיים שלא מופיעים ברשימת המקצועות של משרד החינוך. אין צורך למצוא התאמה מלאה - סמנו את המקצוע הכי קרוב והמשיכו הלאה. השדה של מקצוע משרד החינוך לא מוצג בתעודה או במקום כלשהו במשוב ואין לו שום השפעה על הפעילות השוטפת שלכם.
תיקון שגויים בטור רמה משרד החינוך: יש לבחור את הרמה של קבוצת הלימוד לכל קבוצה וקבוצה ובעיקר למקצועות שנגשים לבגרות וכן מתמטיקה ואנגלית החל משכבה ח' כי אלו שדות חובה והיעדר מידע בהם יחזור כשגוי. יש לבחור בכל שורה את הרמה הרצויה (אם הרמה אינה חשובה או שאין רמה יש לבחור "רמה הטרוגנית").
תיקון טור תקופת לימוד משרד החינוך: יש לבחור את התקופה בה קבוצת הלימוד לומדת את המקצוע, לרוב יש לבחור בתקופה "שנתי".
תיקון טור שלב חינוך: יש לשייך את הקבוצה לשלב החינוך המתאים לקבוצה ולשמור. בקבוצות ששלב החינוך לא התעדכן בתיקון האוטמטי הסיבה היא בדר"כ שאין תלמידים משובצים ולכן לא ברור למערכת לאיזה שלב חינוך הקבוצה שייכת או שמדובר בקבוצות רב שכבתיות.
לאחר התיקון, ורצוי כמה פעמים במהלך שלבי התיקון לא לשכוח ללחוץ על הכפתור הירוק "שמור".
לאחר שביצעתם את תיקוני השגויים ניתן לייצא את הקבוצות:
2. ללחוץ על "ייצוא קבוצות למשרד החינוך"
יש ללחוץ על הכפתור הכחול בחלקו העליון של המסך. לחיצה עליו תייצא את נתוני הקבוצות (שם, רמה, מקצוע משרד חינוך וכד'), ואת משתתפי קבוצות הלימוד (תלמידים ומורים).
3. מעקב אחרי הקבצים שנשלחו ובדיקת הקבצים שהתקבלו ממשרד החינוך.
בחלק התחתון של המסך מוצגות שתי רשימות. ברשימת הקבצים שנשלחו מתועדת כל שליחה שלכם (עם תאריך ושעה).
לאחר שליחה יש לרענן את המסך כדי לראות אם הקובץ שנשלח אכן מופיע ברשימה "קבצים שנשלחו" בצבע שחור.
לאחר קבלת הקובץ במשרד נוכל לראות "בקבצים שהתקבלו ממשרד החינוך" את הקבצים שהתקבלו ואת מספר הרשומות השגויות שיש לטפל בהן. שלב זה חשוב מאוד כי נתונים שגויים לא מתקבלים במשרד וכל תלמיד שיש לו נתון שגוי נותר מחוץ לקבוצה בנמ"מ, על כל המשתמע מכך כפי שתואר במבוא לפרק זה.
בכל קובץ שכתוב בסוגריים שיש בו שגויים > יש ללחוץ על השורה הרצויה ועל "צפה" או על "הורד" כדי לראות את הנתונים ואת השגיאות בהעברת הקבוצות למשרד. את השגיאות יש לתקן ולשלוח בשנית.
יש לפתוח את קובץ האקסל הנוצר > כדאי למיינו לפי שגוי/תקין כל שכל השגויים יופיעו ברצף בראש הקובץ, ואז לעבור שורה שורה ולראות מה השגיאה המתוארת. הטור הימני בקובץ האקסל הוא מספר הקבוצה, כך שאם תרצו להתעמק במאפיינים שלה תוכלו לצפות בה כך: להקליד את מספר הקבוצה בשורת החיפוש למעלה במשוב (בזכוכית המגדלת).
(לעיתים חלק מהטורים באקסל מופיעים עם סולמיות ## > יש להרחיב את העמודה של האקסל כדי להציג את הנתון)
בסעיף 4 להלן נציג דוגמאות לתיקון שגיאות נפוצות:
4. שגיאות שיש לתקן
בקובץ האקסל קבוצות לימוד - השגיאות הנפוצות הן:
חסר קוד מקצוע קבוצה במשרד > יש לבחור מקצוע מרשימת המקצועות של המשרד לקבוצה.
לא דווחה רמה > יש לדווח על רמה.
חסר שלב חינוך > יש לבחור את שלב החינוך המתאים.
שימו לב - קבוצה שיש בה נתון שגוי אחד לפחות לא נקלטה בנמ"מ ולכן אוטומטית יוצגו כל התלמידים השייכים אליה כשגויים בקובץ משתתפים בקבוצות לימוד בסוג שגיאה "לא ניתן להוסיף משתתף לקבוצה שאינה קיימת" ולן ברגע שתתקנו את השגוי בקבוצה יתוקנו אוטומטית שגויים אלו אצל התלמידים.
להלן דוגמה לקובץ אקסל שגיאות קבוצות המציג את השגיאות (הדוגמה להלן לאחר שביצענו "הסתר" על חלק מהטורים באקסל, כדי להדגיש את הטורים הקריטיים). באדום מודגש הטור הימני ביותר ובו מספר הקבוצה במשוב, ובסגול מוצג הטור השמאלי ביותר ובו תיאור השגיאה ומספרה:
בקובץ האקסל משתתפים בקבוצות לימוד - השגיאות הנפוצות הן:
מספר זהות אינו קיים במצבת התלמידים של המוסד > יש להעתיק את מס התז בעמודה mispar_zehut_mishtatef ולהדביק ב"איתור תלמיד במשוב", למצוא את התלמיד ולבדוק האם הוא חלק מתלמידי בית הספר ובמידה וכן לשלוח מצבת תלמידים.
לא ניתן להוסיף משתתף קבוצה לקבוצה שאינה קיימת > בעמודה mezahe_kvutsa_memosad ניתן לראות את מספר הקבוצה ולחפש אותה במשוב בפאנל ניהול - דוחות - דוח קבוצות לימוד ולבדוק האם הקבוצה קיימת ואם משובצים אליה תלמידים, ולתקן לפי הצורך.
להלן דוגמה לקובץ אקסל שגיאות משתתפים המציג את השגיאות (הדוגמה להלן לאחר שביצענו "הסתר" על חלק מהטורים באקסל, כדי להדגיש את הטורים הקריטיים). באדום מודגש הטור הימני ביותר ובו מספר הקבוצה במשוב, צמוד אליו טור מספר זהות של התלמיד השגוי, ובסגול מוצג הטור השמאלי ביותר ובו תיאור השגיאה ומספרה:
