בתי ספר של משרד העבודה – ללא מערכת שעות שחף

1. גיבוי לתעודות תשע"ח–מומלץ לצרוב על דיסק את כל קבצי התעודות שהפקתם בסוף שנה (קבצי וורד/PDF) ולשמור אותם כגיבוי במקום בטוח ובתיקיה במחשב. אמנם תמיד ניתן לחזור לשנה קודמת במשוב ולהפיק תעודה, אבל תעודות הן מסמך בית ספרי וחשוב שתהיינה שמורות במקום נוסף שקל להגיע אליו. לשם כך: יש להפיק תעודה לכיתה > את הקובץ שנוצר יש לשמור בשם הכיתה + שנת לימודים
2. להכנס למשוב לפאנל ניהול > הגדרות > שיבוץ תלמידים לכיתות ולבצע העלאת תלמידים משנה קודמת, ולסמן את הכיתות המסיימות
3. בפאנל ניהול במשוב יתבצע השלב הבא, של פתיחת קבוצות לימוד ושיבוץ תלמידים לתוכן. פאנל ניהול > הגדרות > שיבוץ ועריכת קבוצות. בפינה שמאלית עליונה של המסך יש סימן שאלה כחול ובתוכו מסך הסבר. כמו כן סרט הדרכה בקישור:  סרטון הדרכה - שיבוץ קבוצות לימוד במשוב
4. עדכון בנק הערות לתעודה - בפאנל ניהול > תעודות > עריכת בנק הערות. רצוי לצמצם את המגוון למינימום כי רשימות ארוכות מכבידות מאוד על השימוש היומיומי. כמו כן כדאי לערוך אותה לפי נושאים (הערות התנהגות, הערות לימודיות וכד'). לכל קוד ניתן לשייך הערה בלשון זכר (עמודה ימנית)  והערה בלשון נקבה (עמודה שמאלית). בהדפסת התעודה תיבחר ההערה המתאימה בהתאם למין התלמיד\ה. ניתן למיין את הרשימה לסוגים על ידי הוספת שלוש כוכביות לפני ואחרי כותרת ההערה, במשוב הערות אלו יופיעו בצבע צהוב. חשוב מאוד לבצע מראש ולא רגע לפני הדפסת התעודות. לא מומלץ למחוק/לשנות תוכן/לשנות מספר  של הערה אחרי שנעשה שינוי בבנק מכיוון ששינוי מסוג זה ישנה את ההערה שנתנה בתעודה.
5. פאנל ניהול > הגדרות פדגוגיות > תבנית אירועי שיעור – מומלץ לצמצם את הרשימה לפי הדוגמא הבאה: העדרות, איחור, הפרעה, נוכח/ת בפרטני, היעדרות מפרטני, הוצאה מהכיתה, יציאה ללא רשות מהכיתה, ללא ש.ב, ללא ציוד, שימוש בסלולרי, ללא תלבושת, מילה טובה, מחמאת התנהגות, מחמאת השגים, הצטיינות בשיעור. שימו לב להצעתנו להוסיף אירוע התנהגות בשיעור נוכח/ת בפרטני, היעדרות מפרטני. הסיבה היא שרק אם מורה יסמן נוכחות לתלמיד שהשתתף בשיעור פרטני/תיגבור, ניתן יהיה להפיק דוחות של נוכחות בשיעורים אלו (בכרטיס תלמיד, ביומן מחנך, ביומן מורה מקצועי, ביומן רכז מקצוע, בפאנל ניהול).
   במסך תבנית אירועי שיעור יש לסמן כמה פרמטרים חשובים לצורך קבלת דוח נוכחות ודוח נוכחות לתשלום ממשרד העבודה:
   חובה לוודא שהאירוע הראשון הוא נוכחות
   מיהו האירוע שיוכפל בשיעור כפול (למשל רק נוכחות, כי אם תלמיד נכח משעה אחת קרוב לודאי שיהיה גם מבשניה. לעומת זאת איחור או הפרעה לא מקובל להכפיל).
   איזה אירוע יוצג למורים בעת הזנה. גם כאן חיסור סמנו "נוכחות", וכך כל מורה שמסמן אירועי התנהגות יוכל לראות האם התלמידים נכחו גם בשיעורים של מורים אחרים.
   קטגוריה – חובה לסמן קטגוריה (נוכחות והיעדרות) כדי שאירועים אלו יוכנסו בחישוב ימי תשלום.
6. פאנל ניהול > הגדרות פדגוגיות > תבנית אירועי ציון– מומלץ מאוד לצמצם את הרשימה לבחור מ: מבחן, בוחן, עבודה אישית, עבודת צוות, דוח מעבדה.
7. פאנל ניהול > הגדרות פדגוגיות > תבנית סיבות הצדקה. ישנן סיבות הצדקה המוגדרות בחוזר מנכל והן: רפואי, צהל, טסט, אבל מדרגה ראשונה, שמחה מדרגה ראשונה, הפעילות בית ספרית. גם כאן מומלץ לצמצם את הבנק למינימום.
8. פאנל ניהול > הגדרות פדגוגית > תבנית ארועי התנהגות מחוץ לשיעור . למשל בהפסקה או מחוץ לבית הספר, אנו מציעים את: אלימות, השחתת רכוש, הפרעה בהסעות, היעדרות מפעילות בית ספרית, התנדבות.
9. מנהל/ת בית הספר בונה את מערך ההרשאות  ב"פאנל ניהול" (בלשונית "הגדרות פדגוגיות" > הגדר תפקידים והגדר הרשאות, וכן בלשונית "הגדרות" > הרשאות ניהול ותחזוקה). למנהלים המבצעים זאת בפעם הראשונה מומלץ ליצור קשר עם התמיכה שלנו. הכרחי לעבור על כל התפקידים וההרשאות כי אנו במשוב "מעלים שנה" את התפקידים אבל לא את המורים המשוייכים אליהם (כדי לוודא שמורה לא ימשיך להיות משוייך לתפקיד שכבר אינו ממלא). בהרשאות ניהול ותחזוקה לעומת זאת אנו כן מעלים שנה את התפקיד ואת המורה המשוייך (כדי לאפשר למזכירות בעלות הרשאות ניהול להמשיך עבודה סדירה גם אם מנהל שכח לעדכן הרשאות)
10. מסמכים בית ספריים – יש ללחוץ על "הצג קבצים משנה קודמת" ולבחור את הקבצים שמעוניינים להעלות לתשע"ט.
11. התאמות לימודיות – כל ההתאמות של שנה קודמת מועברות לכרטיסי תלמיד שנה הבאה, אנא הנחו את היועצים/ות לבצע עדכונים ותוספות במסד של השנה החדשה כי מרגע שהעלינו שנה -  מה שיוקלד לנתוני שנה קודמת יישאר שם.
12. הזנת מערכת שעות לכל מורה למשוב. יש להזין ידנית את מערכות השעות של המורים בכפתור "עריכת נתונים למורה" בפאנל הניהול בהגדרות בית ספריות. שימו לב שיש לשונית למערכת שעות פרונטאליות ולשונית למערכת שעות פרטניות. שלב זה חשוב מאוד כי הוא השלב היוצר את המערכות להזנת ארועי שיעור על ידי המורים, את המערכות האישיות של התלמידים בכרטיסי תלמיד, את המערכות הכיתתיות ביומן המחנך, את הרשימות השמיות לחתך הסעות, את התאריכים על טופס דיווח ארועי שיעור.  הערה – אפשר גם לבקש מהמורים להזין מערכת בכניסה הראשונה, אבל אם הם לא ידייקו זה ישתקף במערכות של התלמידים ושל הכיתות ויפגע בנתוני סטטיסטיקת הקלדות. בתום שלב זה כדאי ליידע את המורים, על מנת שייכנסו למשו"ב בבית ויראו את המערכת שלהם.
13. חשוב לבקש מהמורים שייכנסו ל"עדכון נתונים אישיים ומערכת שעות" ויעדכנו ויאמתו את כתובת דוא"ל שלהם ואת מספר הסלולרי, וזאת כדי שיוכלו להשתמש במנגנון "שכחתי סיסמה" לכשיזדקקו לו. כתובת דוא"ל חשובה גם כיוון שאליה אנו מחזירים כל פניה שלהם ל"שלח הודעה להנהלת משוב", מספר סלולרי חשוב ל"אלפון מורים" מעודכן עבורכם וכן לכל מי שמשתמש באפליקציות הסלולרית בהן לחיצה על שם המורה מתקשרת אליו J.
14. הזנת תמונות לכרטיסי תלמיד – תאפשר לכם לראות תמונה בכרטיס תלמיד ובכל המסכים בהם מזינים נתונים. עליכם לצלם את התלמידים ולשמור כל תמונה של כל תלמיד בקובץ נפרד. גודל כל תמונה צריך להיות עד 50BK. ניתן להעזר באתר הבא https://bulkresizephotos.com/ על מנת לשנות את גודל התמונות או בכל דרך שנוחה לכם. שם הקובץ צריך להיות מספר תעודת הזהות של המצולם. סיומת הקובץ צריכה להיות JPG. לדוגמא 123456789.jpg  .  את כל התמונות יש להעלות לתיקיה משותפת ולשתף אותה איתנו (למייל של דוד [e-mail] או לילך [e-mail] . ניתן לשתף דרך גוגל דרייב/דרופבוקס/ג'מבו מייל וכו.
15. בכדי לעדכן/להחליף תמונה קיימת יש להכנס לכרטיס תלמיד - פרטים אישיים - לוחצים על בחר תמונה, בוחרים את התמונה מהמחשב ולוחצים על הוסף. גודל קובץ התמונה צריך להיות עד 50KB. מומלץ לבצע כמה מהלכי בקרה: פאנל ניהול > דוחות > דוח הצבות כפולות  > מאפשר לכם לדעת בעת הזרמת מערכת השעות למשוב אם יש תקלות של שיבוץ תלמידים למקצועות המתקיימים בו זמנית.  דוח זה קיים גם ביומן מחנך > כללי > הצבות כפולות וכדאי לבקש מכל מחנך/רכז שכבה לבדוק במקביל. 
16. הזנת כתובות מייל ומספרי טלפונים ניידים לתלמידים והורים: ניתן להזין ישירות לאלפון תלמידים ביומן מחנך (לבקש מהמחנכים או המזכירה לבצע) או לשלוח לדוד [e-mail] או לילך [e-mail]   אקסל מרוכז עם נתוני כל בית הספר ובו הנתונים הבאים: תז אב, סלולרי אב, מייל אב, תז אם, סלולרי אם, מייל אם, תז תלמיד, מייל תלמיד, סלולרי תלמיד וכמובן לא לשכוח סמל מוסד.
    אם הזנתם את מספרי הסלולרי וכתובות המייל של התלמידים וההורים למנבס ואתם רוצים להעבירם ממנו למשוב לא ניתן לבצע בייבוא ישיר אלא באמצעות ייצוא לאקסל מהמנבס > ושליחה אלינו. מצ"ב הנחיות להפקת הנתונים ממנבס לאקסל כדי לשלוח אלינו: במנבס > 1. להכנס למזכירות ומנהל - מחוללים - מחולל דוחות. באוכלוסיה יש לבחור תלמידים או בתי אב. > 2. מתוך הרשימה לבחור דוח בשם אלפון ותלמידים ולהפיק אותו לכל בית ספר.  > 3. כשהדוח נפתח יש ללחוץ על תפריט קובץ - ייצוא לאקסל ולהוסיף לדוח מתוך השדות באוכלוסיה את השדות הבאים: תז אב, תז אם, והשדות שבהם עודכנו המספרים הסלולרים של ההורים והתלמידים. כנ"ל לגבי כתובות הדואל.  > 4. ללחוץ על אישור. האקסל ייפתח עם כל הנתונים. יש לשמור את הקובץ ולשלוח אותו לדוד [e-mail] או לילך [e-mail] .
17. בגרויות – יש לוודא שסימנתם במנבסנט את המשוב כתוכנת ניהול הבגרויות שלכם, וכך תקבלו את כל ציוני הבגרות ישירות למשוב, במימשק שמופעל בין משוב למנבסנט.
18. מומלץ לבצע כמה מהלכי בקרה: פאנל ניהול > דוחות > דוח הצבות כפולות  > מאפשר לכם לדעת בעת הזרמת מערכת השעות למשוב אם יש תקלות של שיבוץ תלמידים למקצועות המתקיימים בו זמנית.  דוח זה קיים גם ביומן מחנך > כללי > הצבות כפולות וכדאי לבקש מכל מחנך/רכז שכבה לבדוק במקביל.
19. מומלץ לקבוע משבצת זמן ביום ההערכות כדי להציג תמונת מצב של ההטמעה בבית הספר. מה עשינו, אנא מועדות פנינו, מהם יעדי ההטמעה לשנה הבאה. לבתי ספר שלא מפעילים תוכנת תלמידים –  מומלץ לקדם את הרעיון.   המלצות וסרטונים להצגת הנושא בפני המורים ישנן במרכז ההדרכה שלנו.

20. עזרו לנו לעזור לכם – התמיכה שלנו

    תמיכה למורים > בתוך המשוב בתפריט ראשי ימין למטה "פניה לתמיכת משוב", או במסך ההתחברות > אתר משוב < צור קשר

     תמיכה למוביל משוב בית ספרי ולמזכירות

    1.  דוד 0523257878  לילך 0525552004  על שני טלפונים אלו יש מענה ביפר שמעביר את ההודעות לכל צוות התמיכה שלנו. נא להשאיר הודעה מפורטת כדי שתומך רלונטי יחזור אליכם בהקדם. מספרים אלו רק למוביל משוב ומזכירות. אין למסור אותם למורים תלמידים והורים.
    2. כמו כן כל מזכירה ומוביל משוב אמורים להיות משוייכים לקבוצת ווטסאפ תמיכה. מי שלא משויך נא לשלוח הודעה לווטסאפ של מירה 0502234902 ולבקש להכנס לקבוצה ייעודית.
    3. אם השאלה לא דחופה עדיף לשלוח אותה ב"פניה לתמיכת משוב" למטה מימין בתפריט ראשי.

    תמיכה לתלמידים ולהורים > "צור קשר" במסך ההתחברות. אין למסור לתלמידים והורים מספרי טלפון של התמיכה הזו. התמיכה שלהם נפרדת.